Prioriteren kun je leren

Om bij je kernwaarden te blijven in het leven is het essentieel om prioriteiten te stellen. Je kunt niet alles belangrijk vinden en ook niet alles perfect uitvoeren. Prioriteiten stellen is noodzakelijk om te leven naar je kernwaardes en om kwaliteit van leven te ervaren. Hiernaast is stellen een belangrijke vaardigheid om effectief en efficiënt te werken. Het helpt je om je te concentreren op de taken die het meest waardevol zijn voor je doelen en om stress en afleiding te verminderen.

Er zijn verschillende methoden om prioriteiten te stellen, zoals de Eisenhower matrix, de mindmap en de vijf keer ‘moet ik dit nu doen?’ vraag. In deze blog ga ik je uitleggen hoe je deze methoden kunt gebruiken om je prioriteiten te bepalen en je planning te maken en zal ik enkele tips geven om je te helpen in dit proces.

De Eisenhower matrix
“Probeer allereerst helder te krijgen wat je belangrijk vindt in het leven en welke doelen je hebt. De oud Amerikaanse president Eisenhower zei ooit: “wat belangrijk is, is zelden dringend en wat dringend is, is zelfden belangrijk”. Hij ontwikkelde een kwadrant waarin je alles wat je moet en wilt doen, kunt indelen in mate van urgentie en belang. In het eerste kwadrant horen dingen thuis die gewoon moeten gebeuren of je nu wilt of niet. Het tweede kwadrant, rechtsboven, is het belangrijkst. Daarin gaat het over jouw doelen. Dingen waar niet perse tijdsdruk op ligt, maar die jij wel zo veel mogelijk tot prioriteit zou mogen maken omdat het je voldoening geeft en zingeving brengt. Als je helder hebt wat daartoe behoort, zorgt dat voor minder stress. Op basis hiervan kun je je planning maken, zowel per dag als op langere termijn. Het Eisenhowerkwadrant kan je hierbij helpen.

De Eisenhower matrix is een schema met vier kwadranten: belangrijk, onbelangrijk, urgent en niet urgent. Door je taken in deze categorieën te verdelen, kun je beslissen wat je als eerste moet doen, wat je kunt plannen, wat je kunt delegeren en wat je kunt elimineren.

De regel is eenvoudig: doe eerst de taken die belangrijk en urgent zijn, plan de taken die belangrijk maar niet urgent zijn, delegeer de taken die onbelangrijk maar urgent zijn en elimineer de taken die onbelangrijk en niet urgent zijn.

Deze methode helpt je om je te richten op de taken die het meeste bijdragen aan je doelen en om tijdverspilling te voorkomen. Je kunt een papieren of digitale versie van de matrix gebruiken om je taken te sorteren en je planning te maken.

Hoe kun je omgaan met onverwachte verzoeken?
De kunst is om te bepalen voor wie z’n verzoek belangrijk is, voor jou of voor de ander. In het laatste geval heb je te maken met het derde kwadrant: dingen die urgent zijn maar niet belangrijk. Daarbij is het zaak je grenzen aan te geven of te delegeren. Dan kun je bijv. zeggen: ik zie dat het belangrijk voor je is, ik vraag er even hulp bij want mij lukt het niet. Misschien kun je het aan die of die vragen?

Wat zijn valkuilen?
Het niet goed in contact staan met jezelf, en vooral zorgen voor een ander. Perfectionisme of te veel hooi op je vork nemen zijn veelvoorkomende valkuilen. Ook multitasking is er één. Hoe meer verschillende dingen je doet, hoe minder focus je hebt. Prioriteiten stellen gaat namelijk hand in hand met duidelijk hebben waar je focus op zou moeten hebben.

De mindmap
De mindmap is een visuele manier om je gedachten te ordenen en je prioriteiten te stellen. Het bestaat uit een centraal thema (bijvoorbeeld ‘wat moet ik allemaal doen?’) en verschillende takken die de subthema’s of taken weergeven. Je kunt kleuren, symbolen, afbeeldingen of woorden gebruiken om je mindmap te maken. Het doel van de mindmap is om je hoofd leeg te maken en alle taken die je te binnen schieten op te schrijven. Je kunt vervolgens verbanden leggen tussen de taken die bij een bepaald project of doel horen. Door je taken te visualiseren, kun je gemakkelijker zien wat belangrijk is en wat niet. Om je prioriteiten te stellen met een mindmap, kun je de taken die echt belangrijk zijn omcirkelen en de rest op een to do-lijst schrijven. Begin met de taken die je persoonlijk het meeste opleveren en/of die voorkomen dat er een vervelende situatie ontstaat.

De vijf keer ‘moet ik dit nu doen?’ vraag
De vijf keer ‘moet ik dit nu doen?’ vraag is een eenvoudige manier om je prioriteiten te stellen door jezelf een vraag te stellen met elke keer de klemtoon op een ander woord.

De vraag is: ‘Moet ik dit nu doen?’. Door jezelf deze vraag vijf keer te stellen, kun je bepalen of een taak echt nodig, relevant, haalbaar, urgent en geschikt is. Als je op een van de vragen ‘nee’ antwoordt, kun je de taak voor nu naast je neerleggen. Begin met ‘doen’ – is er daadwerkelijk een actie vereist? Volg met ‘ik’ – ben jij de juiste persoon om dit te doen? Dan ‘dit’ – is er misschien een andere oplossing? En ‘nu’ – kan het wachten of gebeurt er dan iets vervelends? Eindig met ‘moet’ – is het een verplichting of een keuze? Deze methode helpt je om kritisch te kijken naar je taken en om je te ontdoen van de dingen die je niet hoeft te doen.

Tips om je te helpen bij het stellen van prioriteiten
Naast het gebruiken van een van de bovenstaande methoden, zijn hier nog enkele tips om je te helpen bij het stellen van prioriteiten:

• Maak je doelen inzichtelijk voor dit komende jaar (komende jaren). Wat zijn je doelen? Wat wil je bereiken? Hoe meet je je voortgang? Door je doelen helder te hebben, kun je je prioriteiten daarop afstemmen.
• Wees realistisch over je tijd en energie. Hoeveel tijd heb je per dag, per week, per maand? Hoeveel energie heb je op verschillende momenten van de dag? Probeer niet te veel te plannen of te doen. Houd rekening met onvoorziene omstandigheden en pauzes.
• Evalueer je prioriteiten regelmatig. Het is belangrijk om dagelijks een paar momenten even stil te staan bij je prioriteiten, want die kunnen door omstandigheden wijzigen. Vraag jezelf af of je nog steeds op de goede weg bent, of je iets moet aanpassen of toevoegen, of je iets kunt afstrepen of schrappen.
• Zeg nee tegen dingen die niet bij je prioriteiten passen. Het is niet altijd makkelijk om nee te zeggen, maar soms is het noodzakelijk om je te beschermen tegen te veel werk, stress of afleiding. Leer om nee te zeggen tegen dingen die niet belangrijk of urgent zijn, die je niet leuk vindt of die je niet kunt doen.
• Vraag om hulp als je het nodig hebt. Je hoeft niet alles alleen te doen. Soms kun je beter een taak delegeren, uitbesteden of samenwerken met iemand anders. Vraag om hulp als je vastloopt, als je iets niet weet of als je overweldigd bent.

Door het stellen van prioriteiten werk je gestructureerd en hou je meer tijd over voor de taken die echt belangrijk zijn. Met onze tips kun je ervoor zorgen dat je niet meer wordt afgeleid door ‘bijzaken’ en voorkomen dat je je werk maar half af krijgt. En handel je meer vanuit je kernwaardes wanneer jij alleen doet wat voor jouw leven prioriteit heeft. Succes!